Lapsi- ja nuorisotyön tietosuojaseloste

TIETOSUOJA-ASETUKSEN 30 ARTIKLAN MUKAINEN TIETOSUOJASELOSTE

Rauhanyhdistyksen lapsi- ja nuorisotyömuodot

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Lohjan Rauhanyhdistys ry 

Y-tunnus: 0936336-9

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Mikäli rekisteröidyllä on kysyttävää henkilötietojen käsittelystä tai hän haluaa käyttää oikeuksiaan rekisteröitynä, voi ottaa yhteyttä yhteyshenkilöön:

sihteeri@lohjanrauhanyhdistys.fi

Johtokunnan sihteeri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja yhdistyksen perustoimintoihin kuuluvien lapsi- ja nuorisotyömuotojen toteuttamiseksi.  Rekisteriä käytetään lapsi- ja nuorisotyömuotojen osallistujalistojen ylläpitoon sekä yhdistyksen vastuuhenkilöiden sekä työmuotoihin osallistujien ja heidän huoltajiensa väliseen yhteydenpitoon.

Rekisteriin kerätään ainoastaan tietoja, jotka ovat tarpeen edellä mainittujen tarkoitusten toteuttamisen ja lain edellyttämien toimintojen kannalta. Rekisteriin tietoja kerättäessä noudatetaan tietosuoja-asetuksen 5 artiklan mukaisia henkilötietojen käsittelyä koskevia periaatteita.

4. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Henkilötietorekisteriin kerätyt henkilötiedot ovat rekisteröidyn itsensä tai hänen huoltajansa antamia tai palveluiden käytöstä muodostettuja tietoja yhdistyksen lapsi- ja nuorisotyömuotojen osallistujista.

Henkilötietorekisteri voi pitää sisällään seuraavia henkilötietoja:

1. koko nimi; syntymäaika

2. yhteystiedot (mm. sähköpostiosoite, puhelinnumero, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka) 

3. huoltajan yhteystiedot (mm. puhelinnumero ja sähköpostiosoite)

4. muut rekisteröidyn itse antamat tiedot (esimerkiksi tiedot erityisruokavalioista tai muut toiminnan toteuttamisen kannalta olennaiset tiedot)

5. Tietojen luovutukset ja siirrot

Rauhanyhdistys voi siirtää rekisteröidyn henkilötietoja toimeksiannosta käsitteleville palveluntarjoajille ja alihankkijoille. Tietoja voidaan siirtää Eu:n ja Eta:n ulkopuolelle henkilötietolain 5. luvun 23§ henkilötietolain poikkeusperusteet kohdassa 8 mainituja komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.

Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan lain mukaan luovuttaa kolmansille osapuolille myös ilman rekisteröidyn suostumusta, kun laki tai viranomaismääräys velvoittaa luovuttamaan tietoja.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kirjattavat henkilötiedot poistetaan, kun henkilötietojen säilyttämiselle ei ole enää laillista perustetta. Lapsi- ja nuorisotyön osallistujalistoja säilytetään meneillään olevan vuoden lisäksi kahden edellisen vuoden ajan, mikäli säädökset eivät toisin edellytä.

Työmuotokohtaisten osallistujalistojen paperiversiot tuhotaan kyseisen tarpeen päätyttyä (retkien turvallisuusasiakirjat retken päätyttyä; työmuotokohtaiset osallistujalistat kyseisen toimintakauden päätyttyä jne.)

7. Rekisterin suojaus

Lapsi- ja nuorisotyön osallistujalistat säilytetään tietoturva- ja muut tietosuojakäytännöt huomioiden. Niihin on pääsy vain rauhanyhdistyksen johtokunnan erikseen nimeämillä henkilöillä (yhdistyksen sihteeri sekä lapsi- ja nuorisotoimikunnan jäsenet).

Työmuotokohtaisia osallistujalistoja säilytetään tietoturva- ja muut tietosuojakäytännöt huomioiden. Niihin on pääsy vain kunkin työmuodon osalta erikseen tehtävään nimetyillä opettajilla ja ohjaajilla.